آشنایی با نامه های اداری پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

مطالب کمک درسی جهت تدریس پودمان امور اداری و مالی کاروفناوری هشتم

آشنایی با نامه های اداری

تعاريف اولیه

مکتوب:

واژه ی مکتوب بيانگر مفهوم کلی و عام است، که به تمام نوشته ها اطلاق می شود. مکتوب اداری به گونه های زيادی در سازمان ها رايج است. مهم ترين نوشته های اداری که در حال حاضر از کاربردی مؤثر در سازمان ها برخوردارند عبارت اند از: نامه، گزارش، يادداشت، بخش نامه، صورت جلسه، حکم، دستورالعمل، آيين نامه، اساس نامه، انواع صورت حساب و دفاتر اداری و مالی

دست خط: دست خط نوشته ای است که کسی با دست خود آن را نوشته باشد. به آن دست نوشته نيز گفته اند. دست خط معادل واژه ی يادداشت است. بعضی اوقات در سازمان های دولتی برای تسريع در انجام امور از يادداشت استفاده می کنند. يادداشت های اداری می تواند با دست، نوشته شود و در صورتی که در دفتر انديکاتور ثبت گردد جنبه ی رسمی هم خواهد داشت.

نامه ی اداری در مفهوم کلی

از نامه های اداری تعاريف زيادی در دست است، که با نگرشی کوتاه در آن ها می توان نتيجه گرفت کليه مکاتباتی که در داخل اداره يا خارج از آن، يا از سازمانی به سازمان ديگر، درباره ی انجام يافتن کارهای اداری مبادله می گردد، نامه ی اداری ناميده می شود. با بيانی ديگر نامه ی اداری را می توان چنين تعريف کرد:

هر نوشته ای که حاوی يک يا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسيله ی ارتباط در داخل و خارج وزارت خانه، سازمان يا مؤسسه مورد استفاده قرار گيرد اصطلاحاً نامه ی اداری ناميده می شود.

مشخصات نامه های اداری:

نامه های اداری دارای مشخصات ويژه ای است که آن را از ساير نامه ها متمايز می سازد.

ويژگی هايی که باعث مشخص شدن آن ها از نامه های عادی می شوند، عبارت اند از:

- سرلوحه و شماره و تاريخ

- عناوين گيرنده و فرستنده و موضوع

- متن

- امضا و مشخصات امضا کننده

فقدان هر يک از اين موارد به رسميت نامه (از جنبه ی اداری) خلل وارد می کند.

انواع نامه های اداری

در ادارات و سازمان ها گونه های متفاوتی از نامه ها مبادله می گردد. اين نامه ها با شکل ها و کاربردهای مختلفی به جريان می افتند. تنوع فوق العاده ی نامه های اداری ايجاب می نمايد که آن ها را از دو ديدگاه سطوح سازمانی  و ماهيت کار مورد بررسی قرار دهيم.

نامه های اداری از ديگاه ماهيت کار: به طور کلی نامه هايی که برای انجام دادن کارهای اداری تهيه می شوند عمدتاً يکی از اين چهار ماهيت را دارند:

نامه های خبری
نامه های بازدارنده
نامه های دستوری و درخواستی
نامه های هماهنگی

نامه های خبری: به وسيله اين گونه نامه ها، نتيجه ی کار به سازمان يا شخص ذی ربط اطلاع داده می شود. نتيجه ممکن است مثبت يا منفی باشد يا اين که به مخاطب اعلام دارد که کار مورد نظر در دست اقدام است. نامه های خبری ممکن است آغاز يا پايان کار را به اطلاع گيرنده ی نامه يا ارباب رجوع برساند.

نامه های بازدارنده: نامه های بازدارنده به نامه هايی اطلاق می شوند که از انجام کار يا بروز حادثه ای جلوگيری به عمل آورد. اين گونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان يا مؤسسه يا افراد شروع شده و يا در حال شکل گرفتن است، به طور موقت و يا دايم متوقف می کند.

نامه های دستوری يا درخواستی: اين نامه ها که بيش تر نامه های اداری را تشکيل می دهند دستور يا درخواست انجام دادن کاری است که ممکن است از سازمان يا مؤسسه يا فردی خواسته شود يا نتيجه ی کار از آن سؤال گردد.

نامه های هماهنگی: اين گونه نامه ها برای هماهنگی بين واحدهای مختلف سازمان تهيه می شود و ممکن است در موردی خاص بين دو يا چند وزارت خانه و مؤسسه ايجاد هماهنگی کند. از جمله ی اين نامه ها می توان بخش نامه ها را نام برد و يا نامه هايی که رونوشت آن ها برای پاره ای اقدامات
يا اطلاع به فرد يا سازمان يا واحد ديگر ارسال می گردد.

نامه های اداری از نظرگاه ارتباطات سازمانی: نامه های اداری از ديد گاه سطوح ارتباطی، در سازمان ها و ادارات، اعم از بخش دولتی يا خصوصی، به دو گروه عمده ی نامه های داخلی و نامه های خارجی تقسيم می گردد.